Data Processing Addendum (Allegato A)

Modifiche rispetto alla v1.4: aggiornato l'Annex A ai fornitori effettivamente impiegati nella sottoscrizione del Preventivo — DocuSeal in luogo di Yousign per la firma elettronica, Aruba PEC per la marca temporale qualificata, Stripe per l'incasso del canone con addebito SEPA. Contenuto sostanziale invariato rispetto alla v1.4.

Il presente Data Processing Addendum (di seguito, il "DPA" o l'"Allegato A") costituisce parte integrante delle Condizioni Generali di Servizio Headformula, nella versione richiamata nel Preventivo sottoscritto dalle Parti, e disciplina il trattamento dei dati personali ai sensi e per gli effetti dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito, il "GDPR"). In caso di conflitto tra il DPA e le Condizioni Generali in materia di protezione dei dati personali, prevarranno le previsioni del DPA.

Il Cliente agisce in qualità di Titolare del Trattamento (di seguito, il "Titolare") e nomina Headformula S.r.l., con sede in Milano, P.IVA 14573160968, quale Responsabile del Trattamento (di seguito, il "Responsabile") per le attività di trattamento di dati personali svolte nell'ambito dei servizi previsti dai Preventivi accettati.

1. Oggetto, natura e finalità del trattamento

Il Responsabile tratta dati personali per conto del Titolare al solo fine di eseguire i servizi descritti nei Preventivi accettati, includendo a titolo esemplificativo: gestione di campagne di advertising digitale, attività di email marketing e CRM, analisi di dati di campagne e di sito web, sviluppo e manutenzione di siti web ed e-commerce, gestione di canali social, retargeting e attività di profilazione su istruzioni del Titolare. Il trattamento è limitato a quanto strettamente necessario all'esecuzione dei servizi e si svolge sulla base delle istruzioni documentate del Titolare, comprese le presenti Condizioni e i Preventivi.

Sono escluse dal presente DPA, e oggetto di trattamento autonomo da parte di Headformula in qualità di Titolare separato, le attività di trattamento svolte da Headformula per finalità proprie, quali tra l'altro: fatturazione e adempimenti contabili, gestione del proprio personale e collaboratori, archivi commerciali interni, attività di marketing diretto verso il Cliente, log tecnici e operativi del proprio personale di sviluppo, gestione del rapporto contrattuale con il Cliente. Per tali trattamenti, Headformula osserva autonomamente gli obblighi previsti dal GDPR e fornisce idonea informativa ai propri interessati.

2. Categorie di dati e di interessati

I dati oggetto di trattamento includono: dati anagrafici (nome, cognome), dati di contatto (email, telefono, indirizzo), dati fiscali e di pagamento ove pertinenti, dati di navigazione e identificativi tecnici (cookie, log, indirizzo IP, identificatori device), dati comportamentali e di interazione con campagne e contenuti digitali, dati derivanti da profilazione effettuata sulle piattaforme advertising su istruzione del Titolare.

Le categorie di interessati comprendono: clienti e prospect del Titolare, utenti dei suoi siti web e canali digitali, iscritti a newsletter, lead acquisiti tramite campagne marketing, dipendenti e collaboratori del Titolare ove rilevanti per l'esecuzione dei servizi.

Il Responsabile non tratta categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR salvo specifica istruzione scritta del Titolare.

3. Durata del trattamento

Il trattamento ha durata pari a quella del rapporto contrattuale con il Titolare e cessa al termine dell'ultimo Preventivo eseguito o alla revoca delle Condizioni, salvo il tempo strettamente necessario alla restituzione o cancellazione dei dati di cui all'art. 11 del presente DPA.

4. Obblighi del Responsabile

Il Responsabile si impegna a:

a. trattare i dati personali esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Titolare, salvo quando ciò sia richiesto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro applicabile; in tal caso, il Responsabile informa il Titolare prima del trattamento, salvo divieti normativi; b. garantire che le persone autorizzate al trattamento si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza; c. adottare tutte le misure di sicurezza richieste dall'art. 32 GDPR, come dettagliate all'art. 5 del presente DPA; d. assistere il Titolare nell'adempimento degli obblighi di cui agli artt. 32-36 GDPR (sicurezza, notifica di violazioni, valutazioni d'impatto, consultazione preventiva), tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del Responsabile; e. assistere il Titolare nel dare seguito alle richieste degli interessati per l'esercizio dei loro diritti ex artt. 12-22 GDPR, mediante misure tecniche e organizzative adeguate; f. mettere a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all'art. 28 GDPR.

5. Misure tecniche e organizzative di sicurezza

Il Responsabile attua misure tecniche e organizzative adeguate ex art. 32 GDPR, incluse: cifratura dei dati in transito (TLS 1.2+) e a riposo ove tecnicamente possibile; controllo degli accessi basato sul principio del minimo privilegio, con autenticazione a più fattori per i sistemi che ospitano dati personali; segregazione logica degli ambienti di sviluppo, staging e produzione; backup periodici e procedure di disaster recovery; logging degli accessi e delle operazioni rilevanti su dati personali; aggiornamento regolare di software e sistemi; formazione periodica del personale autorizzato. Le misure di sicurezza sono soggette a revisione periodica e possono essere aggiornate per riflettere lo stato dell'arte e l'evoluzione del rischio, fermo restando il livello di protezione complessivo.

6. Sub-Responsabili

Il Titolare autorizza in via generale il Responsabile a ricorrere a Sub-Responsabili per delegare specifiche attività di trattamento. I Sub-Responsabili attualmente autorizzati sono elencati nell'Annex A. Il Responsabile si impegna a:

a. selezionare Sub-Responsabili che offrano garanzie sufficienti in termini di misure tecniche e organizzative adeguate ex art. 28(4) GDPR; b. imporre ai Sub-Responsabili, mediante contratto scritto, gli stessi obblighi di protezione dei dati previsti dal presente DPA; c. mantenere e fornire al Titolare, su richiesta, l'elenco aggiornato dei Sub-Responsabili attivi e la documentazione delle relative garanzie di trasferimento.

In caso di nuova nomina o sostituzione di un Sub-Responsabile, il Responsabile informa il Titolare con preavviso di almeno 14 giorni mediante email, durante i quali il Titolare può opporsi motivatamente per ragioni connesse alla protezione dei dati. In caso di opposizione motivata, le Parti si impegnano in buona fede a trovare una soluzione alternativa; in mancanza di accordo entro 30 giorni, ciascuna Parte può recedere senza penalità dai Preventivi che richiedevano l'utilizzo di tale Sub-Responsabile. Il Responsabile risponde dell'operato dei Sub-Responsabili nei confronti del Titolare come del proprio.

7. Trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

Il Titolare prende atto che il Responsabile, nell'esecuzione dei servizi, potrebbe effettuare o consentire trasferimenti di dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (di seguito, "Paesi Terzi") nei seguenti casi tipici:

a. utilizzo di strumenti, piattaforme o servizi cloud forniti da provider con sede o infrastrutture in Paesi Terzi (a titolo esemplificativo: piattaforme di advertising digitale globali, strumenti di analytics, servizi di intelligenza artificiale, soluzioni di hosting o storage); b. ricorso a Sub-Responsabili con sede in Paesi Terzi nel rispetto dell'art. 6 del presente DPA; c. accesso remoto occasionale ai sistemi da parte di personale autorizzato del Responsabile durante trasferte di lavoro all'estero, limitato al tempo strettamente necessario.

Per i trasferimenti verso Paesi Terzi assistiti da una decisione di adeguatezza della Commissione Europea (ivi incluso, per gli Stati Uniti, l'EU-US Data Privacy Framework limitatamente alle organizzazioni certificate e attive), il trasferimento si fonda su tale decisione ai sensi dell'art. 45 GDPR. Per i trasferimenti verso Paesi Terzi privi di decisione di adeguatezza applicabile, il Responsabile garantisce l'adozione di garanzie appropriate ex art. 46 GDPR, in via prioritaria mediante le Clausole Contrattuali Standard (SCCs) approvate dalla Commissione Europea con Decisione di esecuzione UE 2021/914 del 4 giugno 2021, integrate, ove necessario, da misure supplementari di natura tecnica, organizzativa o contrattuale per garantire un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello previsto nello Spazio Economico Europeo.

Qualora una decisione di adeguatezza applicabile a un trasferimento venisse invalidata, sospesa o revocata, il Responsabile adotta senza indugio, e comunque entro 30 giorni, garanzie alternative ai sensi dell'art. 46 GDPR (in via prioritaria le Clausole Contrattuali Standard integrate dalle misure supplementari del caso) ovvero sospende il trasferimento interessato.

Il Responsabile effettua, nei casi richiesti, una valutazione dell'impatto del trasferimento (Transfer Impact Assessment) ai sensi delle raccomandazioni dell'European Data Protection Board e si impegna a fornire al Titolare, su richiesta, la documentazione comprovante l'adozione delle garanzie applicabili.

8. Violazione di dati personali (data breach)

In caso di violazione di dati personali di cui il Responsabile venga a conoscenza, il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla constatazione della violazione, fornendo tutte le informazioni utili affinché il Titolare possa adempiere agli obblighi di notifica al Garante e di comunicazione agli interessati ex artt. 33-34 GDPR. La comunicazione al Titolare include: descrizione della natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di record coinvolti, conseguenze probabili, misure adottate o proposte per attenuare i possibili effetti negativi.

9. Diritti degli interessati e richieste delle autorità

Il Responsabile assiste il Titolare, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, nel dar seguito alle richieste degli interessati relative all'esercizio dei diritti previsti dagli artt. 12-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione). Il Responsabile inoltra al Titolare senza ritardo ogni richiesta ricevuta direttamente dagli interessati o dalle autorità di controllo riguardante dati trattati per conto del Titolare, salvo divieti normativi.

10. Audit e ispezioni

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare, su richiesta scritta motivata, tutte le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dall'art. 28 GDPR. Il Titolare ha diritto di effettuare, anche tramite un revisore indipendente vincolato a obblighi di riservatezza, attività di audit con preavviso scritto di almeno 30 giorni e con cadenza non superiore a una volta all'anno, salvo casi documentati di sospetta violazione. L'audit si svolge negli orari lavorativi del Responsabile, con il minimo impatto sull'operatività e con costi a carico del Titolare richiedente, salvo che l'audit accerti inadempimenti significativi del Responsabile.

11. Cessazione del trattamento e restituzione dei dati

Alla cessazione del rapporto contrattuale, per qualsiasi causa, il Responsabile, a scelta del Titolare comunicata per iscritto, restituisce al Titolare o cancella tutti i dati personali trattati per conto dello stesso, comprese le copie esistenti, salvo che il diritto dell'Unione o dello Stato membro richieda la conservazione dei dati. In assenza di scelta del Titolare entro 30 giorni dalla cessazione, il Responsabile procede alla cancellazione. Il Responsabile fornisce, su richiesta, conferma scritta dell'avvenuta cancellazione o restituzione.

12. Limitazione di responsabilità e disposizioni finali

Le previsioni del presente DPA si interpretano in coerenza con le Condizioni Generali di Servizio Headformula sottoscritte dalle Parti. Il presente DPA è regolato dalla legge italiana; per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Milano. Le clausole di limitazione di responsabilità previste dalle Condizioni Generali si applicano altresì agli inadempimenti del presente DPA, salvo che si tratti di violazioni del GDPR per le quali la legge non ammette limitazioni.

Annex A — Sub-responsabili autorizzati e trasferimenti

Ai sensi dell'art. 28, par. 2 e 4, GDPR, il Titolare autorizza il Responsabile ad avvalersi dei sub-responsabili di seguito elencati per l'erogazione dei servizi. Per i trattamenti che comportano un trasferimento di dati personali verso Paesi terzi, il Responsabile assicura adeguate garanzie ai sensi degli artt. 44-46 GDPR — adesione del sub-responsabile all'EU-US Data Privacy Framework (limitatamente alle organizzazioni certificate e attive), ovvero Clausole Contrattuali Standard (Decisione UE 2021/914) integrate dalle misure supplementari del caso, ovvero decisione di adeguatezza applicabile — secondo la documentazione di trattamento di ciascun fornitore, disponibile su richiesta e mantenuta aggiornata dal Responsabile.

Nota sui ruoli e sull'uso dei servizi di intelligenza artificiale. Per i trattamenti di dati pubblicitari effettuati tramite pixel, tag, eventi di conversione e audience (in particolare Meta, Google Ads e TikTok), tali fornitori operano quali contitolari del trattamento ai sensi dell'art. 26 GDPR per la fase di raccolta e trasmissione dei dati, e quali titolari autonomi per i successivi trattamenti propri; in tali ipotesi si applicano i rispettivi accordi (Meta Controller Addendum, Google Ads Controller Terms, TikTok Joint Controller Addendum) e la base giuridica del trattamento pubblicitario è il consenso dell'interessato, raccolto a cura del Titolare. Restano invece in regime di responsabilità ex art. 28 (sub-responsabili) i servizi di sola misurazione/analytics (ad esempio Google Analytics) e di intelligenza artificiale. L'utilizzo dei servizi di intelligenza artificiale è limitato ai piani business/API che escludono l'addestramento dei modelli sui dati del Titolare; è escluso l'impiego di account consumer per il trattamento di dati personali del Titolare.

Il Responsabile informa il Titolare di ogni modifica dell'elenco (aggiunta o sostituzione di sub-responsabili) con un preavviso non inferiore a 14 giorni, durante i quali il Titolare può opporsi per motivi legittimi ai sensi dell'art. 28, par. 2, GDPR. I link agli accordi sul trattamento dei dati e alle garanzie di trasferimento dei singoli sub-responsabili sono disponibili su richiesta.

Sottoscrizione del DPA

L'accettazione del presente DPA avviene mediante sottoscrizione del Preventivo da parte del Cliente, che contiene la nomina espressa di Headformula S.r.l. quale Responsabile del Trattamento ex art. 28 GDPR ai termini del presente Allegato A.

La versione del presente DPA vincolante tra le Parti è quella richiamata, mediante URL versionato immutabile e data, nel Preventivo sottoscritto dal Cliente. Le versioni successive del DPA non si applicano automaticamente ai Preventivi già sottoscritti: la loro adozione richiede comunicazione al Titolare e, ove incidano sui termini essenziali del trattamento, nuova accettazione. Il Responsabile non modifica unilateralmente il contenuto vincolante del presente DPA mediante la mera pubblicazione di una nuova versione sul proprio sito.

Headformula S.r.l. · Sede legale Milano · P.IVA 14573160968 DPA v1.5 — pubblicata il 10 settembre 2026 · canonical: headformula.com/legal/dpa/v1.5